Вопрос аудитору
Организация сдает всю отчетность в электронном виде, подписывает ее руководитель электронной подписью. При этом справки о суммах НДФЛ работникам выдаются на бумаге за подписью главного бухгалтера. Законны ли эти действия? Нужно ли издать приказ или подготовить доверенность на главбуха для наделения его полномочиями по подписанию справок? Если такой документ нужен, следует ли выдавать копию этого документа сотруднику, который получает справку о доходах?
Ответ от 14.01.2020 г.
По заявлению работника организация (или ИП) выдает справку о доходах этого работника и удержанных суммах налога (п. 3 ст. 230 НК РФ).
С 1 января 2019 года такая справка выдается по форме, утв. приложением № 5 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (далее – Приказ).
Форма справки содержит поле для проставления подписи и указания Ф. И. О. налогового агента, однако порядок заполнения такой справки Приказом не установлен.
Налоговыми агентами являются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации. Это установлено в п. 1 ст. 226 НК РФ. При этом фамилия, имя и отчество (согласно п. 1 ст. 19 ГК РФ) являются атрибутами, присущими исключительно физическим лицам (гражданам). Юридические лица имеют наименования (п. 1 ст. 54 ГК РФ).
Таким образом, очевидно, что справку подписывает либо физическое лицо, являющееся налоговым агентом (предприниматель, нотариус, адвокат), либо физическое лицо, являющееся представителем налогового агента – организации (также справку может подписать физическое лицо – представитель налогового агента – предпринимателя, нотариуса, адвоката).
В соответствии с положениями п. 1 и 4 ст. 26 НК РФ у налогового агента могут быть законные и уполномоченные представители. Первые представляют организацию на основании закона или учредительных документов (п. 1 ст. 27 НК РФ), а вторые – на основании доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ).
С учетом изложенного подписать справку, составленную по форме, приведенной в прил. № 5 к Приказу, от имени организации – налогового агента может либо ее руководитель, либо иное лицо, уполномоченное на то соответствующей доверенностью. При этом данная справка не предусматривает поля для указания реквизитов доверенности. Требования прилагать к справке копию доверенности законодательство также не содержит.
Источник: its.1c.ru.